Personvernerklæring

1.  Generelt

I dette dokumentet forklarer vi hvordan vi håndterer dine personopplysninger i forbindelse med at du besøker våre nettsider, sender inn en søknad om å bli student, når du er student hos oss, søker på stilling hos oss, er oppgitt som nærmeste pårørende eller er i kontakt med oss på feks. mail, brevpost, facebook, messenger eller annen tilsvarende kommunikasjonstjeneste.

Hald internasjonale skole v/rektor er behandlingsansvarlig for alle disse opplysningene.

Dette dokumentet skal være lettlest og forståelig. Dersom det mot formodning er noe du ikke forstår, ta kontakt med oss, så retter vi opp feilen.

2.  Hvilke opplysninger samler vi inn og hva bruker vi informasjonen til?

A.  Når du besøker nettsiden vår

For hver nettside du besøker blir det lagret en liten tekstfil på din datamaskin eller elektroniske enhet. Denne filen kalles cookie og inneholder informasjon om din navigering på nettsiden vår. Formålet med cookies er å gi deg en bedre brukeropplevelse og annonser tilpasset deg.

Analyseformål:

Vi bruker din informasjon til å analysere og forbedre hvordan nettsiden blir brukt. Vi ser på antall besøk, navigasjonsmønstre og annen type statistikk hos Google Analytics.

Mer informasjon finner du her: https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage?hl=no

Dersom du ikke tillater bruk av cookies, så kan du deaktivere dette fra din nettleser.

B. Når du sender inn en søknad om å bli student

Når du fyller ut søknadsskjemaet som ligger på hald.no/soknad så mottar vi de opplysningene som er oppgitt i skjemaet, sammen med annen info du sender inn.

Denne informasjonen benyttes til følgende:

Til skolens behandling av søknader og opptak av studenter, og for administrativ behandling av studentene i løpet av skoleåret.

Til statistikkformål, eks. hvor mange som søkte, søkerfordeling basert på fylker og antall søkere fordelt på program, kjønn, land osv.

Det rettslige grunnlaget for at vi ønsker denne informasjonen fra deg er for å kunne gjennomføre behandlingen av din skolesøknad og for å ta deg opp som student.

C. Når du kommuniserer med oss på facebook messenger, snapchat, mail, sms, telefon, post og tilsvarende tjenester.

Når vi kontakter deg eller besvarer din henvendelse så er det først og fremst for å avklare et spørsmål. Vi ønsker å yte best mulig service. Husk at alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Send derfor ikke sensitive opplysninger. Dersom dette imidlertid skulle skje, så vil dette bli slettet.

Det rettslige grunnlaget på dette punktet er berettiget interesse.

D.  Når du er student hos oss

Her er en oversikt over informasjon som kan bli lagret i løpet av tiden du er student:

• Navn og fødsels- og personnummer
• Telefonnummer og e-postadresse
• Adresse
• Navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse til nærmeste pårørende
• Opplysninger om studentenes underveis- og sluttevalueringer
• Fravær
• Dokumentasjon på fravær
• Informasjon om allergier
• Logg fra studentenes bruk av skolens nettverk
• Bilder, videoer eller lydfiler av studenter
• Politiattest
• Helseopplysninger
• Kopi av passet

Denne informasjonen med unntak av politiattest, kopi av passet og nærmeste pårørende blir lagret for å kunne imøtekomme klager i etterkant, tilsyn fra offentlige myndigheter samt krav om opplysninger fra forsikringsselskap.

Det rettslige grunnlaget for å følge gjeldende lover og regler.

E.  Etter at du har vært student hos oss

Når du avslutter som student hos oss lagrer vi ditt navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og din e-post adresse i en egen database.

Denne informasjonen benyttes til følgende:

Vi sender deg invitasjon til jubileumsfest

Vi sender deg nyhetsbrev, og annen informasjon om Hald internasjonale skole

Vi sender deg spørreundersøkelse to år etter at du har sluttet på skolen

Det rettslige grunnlaget for å ta vare på denne informasjonen er berettiget interesse. Vi ønsker å kommunisere med deg i tiden etter at du har vært student hos oss.

F. Når du søker på en ledig stilling hos oss

Når du søker på en ledig stilling hos oss vil vi lagre:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-post
• Fødselsdato
• CV
• Vitnemål og attester

Informasjonen blir lagret i 1 år etter søknadsfristen på stillingen. Dette for å kunne komme raskt i kontakt med aktuelle kandidater dersom det skulle bli behov for vikar eller ansatte på kort varsel.

Det rettslige grunnlaget for å ta vare på denne informasjonen er berettiget interesse og for å kunne komme i kontakt med deg og vurdere deg som kandidat.

G. Når du er oppført som nærmeste pårørende til en student

Når du er oppført som nærmeste pårørende til en student lagrer vi:

Navn, adresse, telefonnummer, e-post

Dette blir slettet innen 4 mnd etter at studenten har sluttet hos oss.

Det rettslige grunnlaget for å ta vare på denne informasjonen er berettiget interesse for å kun ne komme i kontakt med deg i en beredskapssituasjon.

3.  Hvor lenge lagrer vi opplysninger om deg?

Økonomiske transaksjoner lagres etter bokføringslovens prinsipper og slettes etter 5 år.

Klasselister med navn, fødselsdato, telefonnummer, adresse og epost-adresse blir arkivert etter endt skoleår. Formålet med dette er at vi skal kunne lage invitasjonslister til jubileum. Vi vil også spørre om din tillatelse til å sende deg nyhetsbrev og annen informasjon fra skolen.

4.  Deler vi opplysninger om deg?

Ja, vi deler kontaktinformasjon om deg som er student med:

• NOREC
• Statens Lånekasse
• Database for høyere utdanning
• NMS, Strømmestiftelsen eller NKSS avhengig av hvilket program du går på
• KNIF Trygget, forsikringsselskap
• Transport, logistikk og levering
• Når vi sender noe til deg blir informasjonen delt med feks. Posten Norge eller tilsvarende leverandører
• Leverandører som yter tjenester innen markedsføring, webutvikling, foto/film
• Leverandør av regnskapstjenester får tilgang til dine kontaktopplysninger og ditt kontonummer

Hvis du som student har gitt samtykke til at skolen kan benytte stillbilder og film av deg til markedsføring, så vil denne type materiale kunne bli brukt på YouTube, Facebook, Instagram, Snapchat og egen nettside som publiseringsplattformer.

Leverandør av IKT-tjenester vil kunne ha tilgang til logg fra bruk av skolens nettverk

5.  Hvilke rettigheter har du?

Vi holder dine personlige opplysninger hemmelige og garanterer for at du har muligheten til å benytte deg av dine rettigheter. Send oss en mail (hald@hald.no ) og oppgi hvilken rettighet du ønsker å benytte deg av. Dine rettigheter er følgende:

●      Tilgang til personopplysningene dine (registeruttak)

Dette kravet må fremsettes skriftlig og må signeres av deg personlig.

●      Endring av dine personopplysninger

Dersom noen av våre lagrede opplysninger om deg er feil, så må du kontakte oss, slik at vi kan korrigere dette.

●      Sletting av dine persondata

Du kan kreve at vi sletter dine persondata. Det kan imidlertid være enkelte personopplysninger vi er lovpålagt å lagre. Du vil bli informert om det dersom du fremsetter krav om sletting.

6. Hvis jeg har et spørsmål eller ønsker å kontakte dere?

Her finner du kontaktinformasjon til oss